Etätöistä on tullut monille uusi normaali. Vaikka pandemiaan liittyviä rajoituksia nyt puretaankin eri puolilla maailmaa, monet asiantuntijat ennakoivat, että perinteisiin toimistotöihin ei ole paluuta. Jatkossa töitä tehdään yhä enemmän etänä samalla kun konttorien kysyntä tulee laskemaan.
Kun esimerkiksi amerikkalaisella Zoom-videokokousohjelmistolla oli ennen koronakriisiä viime vuoden lopulla noin kymmenen miljoonaa vakituista käyttäjää, huhtikuussa luku oli noussut 300 miljoonaan päivittäiseen käyttäjään. Zoom-ohjelman kehittäneen 50-vuotiaan kiinalaisamerikkalaisen Eric Yuanin omaisuuden arvo nousi vuoden 2020 ensimmäisten kymmenen viikon aikana lähes kaksi miljardia euroa.
Etätyön vauhdikkaan yleistymisen ennakoidaan vaikuttavan merkittävästi paitsi toimitilakiinteistömarkkinoihin, myös työperäiseen matkustamiseen.
Toimistojen vähenevä tarve näkyy odotuksissa
Toimistotilojen kysynnän ennakoidaan laskevan maailmanlaajuisesti – ja ainakin väliaikaisesti – jopa 30 prosenttia.
Yhdysvalloissa toimistotilatarpeen arvioidaan uutistoimisto Bloombergin raportin mukaan supistuneen lyhyellä tähtäimellä 30–35 prosenttia. L&T Realty -kiinteistöyhtiön pääjohtaja Shrikant Joshin mukaan kasvaneen etätyöskentelyn johdosta kysyntä tulee tuskin palaamaan ennalleen myöskään koronakriisin jälkeen.
Brittiläisen kiinteistövälitysyhtiö Savillsin raportin mukaan useiden eurooppalaiskaupunkien toimistotilojen kysyntä on laskenut selvästi vuoden alusta, joskin olemassa olevien vuokrasopimusten purkaminen tapahtuu viiveellä. Purkamista hidastavat pitkien sopimusten lisäksi tukirahat, joita eri EU-maiden hallitukset ovat jakaneet yrityksille koronaviruksen aiheuttamien tappioiden korvaamiseksi.
Alustavat tiedot Berliinistä vuoden ensimmäiseltä neljännekseltä kertovat 25 prosentin pudotuksesta uusien toimistovuokrasopimusten kysynnässä. Savillsin mukaan uudet vuokralaiset edellyttävät nykyisissä olosuhteissa myös aikaisempaa joustavampia sopimusehtoja.
Savillsin ennusteen mukaan toimistotilojen kysynnässä on odotettavissa käänne parempaan vuoden 2021 puolella sillä edellytyksellä, että nyt Euroopassa vaimentuva pandemia ei nosta uudelleen päätään toisena aaltona.
Siihen, mikä tulee olemaan koronapandemian pysyvä vaikutus toimistokiinteistömarkkinoihin, raportti ei ota kantaa.
Työkulttuuri muuttuu rajusti
Tutkimusyhtiö CBRE Global Researchin mukaan Belgian pääkaupungissa Brysselissä myytiin tai vuokrattiin toimistotilaa vuoden 2020 ensimmäisellä neljänneksellä 67 000 neliömetriä eli vain kolmannes edellisen vuoden luvusta samalla jaksolla.
CBRE:n viestintäjohtaja Jérémy Vanderestin mukaan monet projektit ovat nyt jäissä. Yhtäältä odotetaan akuutin koronakriisin laantumista, toisaalta suunnitelmia hidastaa epätieto siitä, mitkä koronan vaikutuksista jäävät pysyviksi.
CBRE:n julkaiseman, vuoteen 2030 tähtäävän globaalin tulevaisuusraportin mukaan käytännössä lähes kaikki tällä hetkellä kiinteisiin fyysisiin työpaikkoihin sidottu tietotyö on kadonnut kymmenen vuoden kuluessa. Omien toimitilojen vuokraamisen tai ostamisen asemesta työtilat hankitaan kulloinkin tarvittavana palveluna.
Tuottavuuden maksimoimiseksi töitä tehdään itse kullekin sopivassa paikassa. Esimerkiksi työryhmien tapaamisia varten syntyy nykyistä hotellibisnestä muistuttava liiketoiminta-ala, jossa erilaiset työhuoneiden sekä ryhmätyö- ja kokoustilojen tarjoajat kilpailevat ihmisistä, jotka vielä tällä hetkellä tekevät töitä joko toimistoilla tai etänä kotoa käsin.
Käytännössä tämä tarkoittaa valtavaa kulttuurista muutosta. Siinä, missä nykyisen kaltaiset toimistotilat menettävät merkitystään, korostuvat toimistohotellit ja erilaiset tuntityöhuoneet sekä sosiaaliset tapaamispaikat, joihin töiden tekeminen siirtyy.
CBRE:n raportista löytyy myös mielenkiintoinen yksityiskohta: sen arvion mukaan 15 prosenttia Yhdysvalloissa ajetuista maantiekilometreistä ajetaan vuoteen 2030 mennessä robottiautoilla, jolloin niistä muodostuu automaattisesti potentiaalisia työ- ja kokouspaikkoja.
Suomen toimistotilamarkkinoilla synkkiä pilviä
Suomessa KTI Kiinteistötieto Oy:n maaliskuussa julkaisemassa markkinakatsauksessa Suomen suurten sijoittajien pääkaupunkiseudun toimistotilojen käyttöaste oli maaliskuussa pudonnut parin vuoden takaiselle tasolleen noin 83 prosenttiin.
Toukokuun alussa julkaistussa RAKLI-KTI Toimitilabarometrissa asiantuntijoiden odotukset ovat pessimistisiä. Yli 60 prosenttia vastaajista odottaa pääkaupunkiseudun toimistojen vajaakäytön kasvavan tulevan puolen vuoden aikana.
Muualla Suomessa näkymä on tätäkin synkempi. Suurin osa vastaajista ennakoi myös vuokrien laskua.
Helsingin keskustan odotetaan pitävän edelleen parhaiten pintansa: valtaosa vastaajista odottaa toimistovuokrien pysyvän ennallaan, ja laskua ennakoi vain 28 prosenttia vastaajista.
Kaikilla muilla alueilla Suomessa toimistovuokraennusteiden luvut ovat vielä selkeämmin negatiivisia. Reilusti yli puolet vastaajista odottaa toimistovuokrien laskevan seuraavien kuuden kuukauden aikana.
Konttorit kertoivat aikanaan vauraudesta
Toimistokonsepti käy siis läpi myllerrystä, josta saattaa tulla suurin sitten 1800-luvun alkuvuosikymmenien, jolloin nykyaikaisen toimistokulttuurin voidaan laskea alkaneen Britannian ja Yhdysvaltain suurkaupungeissa.
1800-luvun olosuhteissa mahtavia toimistotaloja rakennettiin viestimään vauraudesta. Konttorit olivat usein suuria saleja, joissa kirjurit, kirjanpitäjät ja sittemmin konekirjoittajattaret työskentelivät sotilaallisissa rivistöissä johtoportaan osoittaessa asemaansa ikkunallisissa huoneissaan sihteerimuurien ja paksujen ovien takana.
Konttoritekniikan kehittyessä siirryttiin osin omiin työhuoneisiin eli niin kutsuttuihin koppikonttoreihin, joita 1960-luvulla ryhdyttiin tilojen säästämiseksi korvaamaan paljon kritiikkiä saaneilla avokonttoreilla. Idean niistä oli kehittänyt amerikkalainen arkkitehti Frank Lloyd Wright jo vuosisadan alussa.
Maisemakonttoreiksi kutsuttuja avokonttoreita perusteltiin työntekijöiden vuorovaikutuksen lisääntymisellä, vaikka tosiasiassa kysymys oli pyrkimyksestä säästää rahaa toimitilakustannuksissa sijoittamalla aikaisempaa suurempi määrä työntekijöitä pienempään määrään neliöitä.
Muun muassa vuonna 2018 julkaistun Oxford Economics -tutkimusyhtiön raportin mukaan tavoitellun vuorovaikutuksen lisääntyminen vaihtui tosiasiassa häiritsevään hälinään tai ääritapauksissa siihen, että avokonttorissa ei puhuttu mitään työtoverien häiritsemisen välttämiseksi.
Viimeisessä vaiheessa on siirrytty niin kutsuttuihin monitilaympäristöihin, joissa työntekijöillä ei enää ole ollut omia työpisteitä, vaan oma paikka on haettu kulloinkin käsillä olleen tehtävän mukaan.
Tämä on ollut helppo ymmärtää, koska muun muassa Helsingissä toimistotilojen käyttöaste oli vielä 2014 vain 50 prosenttia ja kokoustilojen käyttöaste vain 40 prosenttia. Omia työpisteitä ei kannata pitää tyhjillään, kun sylimikroja ja tabletteja on helppo kantaa mukanaan, puhelimet ovat langattomia ja arkistot pilvessä.
Perinteiseen avokonttoriin verrattuna tilantarve per työntekijä väheni monitilatoimistossa 20–30 neliöstä 10–15 neliöön. Omien työpisteiden sijaan yrityksissä panostettiin yhteisiin tiloihin ja erilaisiin taskuihin, joihin työntekijät saattoivat tarpeen vaatiessa vetäytyä keskittymistä vaativiin tehtäviin.
Osaltaan tämän on mahdollistanut se, että monitilakonttorit on tarkoituksella suunniteltu noin 25 prosenttia pienemmiksi kuin koko henkilöstömäärä edellyttäisi, mutta koska osa työntekijöistä on aina talon ulkopuolella tapaamisissa tai etätöissä, ylibuukkauksesta ei yleensä ole haittaa.
Kun koronaepidemia tyhjensi toimistot ja pakotti konservatiivisimmatkin organisaatiot kerralla etätöihin, paluuta entiseen tuskin on. Se näkyy toimistotilamarkkinalla jo nyt.
Hyvä esimerkki on Euroopan komission viime vuonna julkistama hanke rakentaa kokonaan uusi toimistokortteli komission nykyisen päämajan, Berlaymont-rakennuksen naapuriin. Suunnitelman mukaan kortteliin on tarkoitus rakentaa vuosina 2025–2035 kaksi valtavaa tornitaloa, joista toisesta tulee 165-metrisenä kaupungin korkein rakennus.
Komissio perusteli uusia toimistojaan yhtäältä sillä, että se tarvitsee lisää tilaa, toisaalta myös sillä, että sen tavoitteena on siirtyä työskentelemään yhä ympäristöystävällisemmiksi suunnitelluissa rakennuksissa. Nyt kukaan ei tiedä, tarvitaanko niitä enää tai voidaanko niiden rakentamista perustella koronan mukanaan tuomassa uudessa taloustilanteessa.
Etäyhteyksien käyttö kasvaa ennätystahdissa
Zoom ei ole ainoa rakettimaisessa nousussa oleva etätyösovellus. Vastaavasti muun muassa Microsoftin Teams-sovelluksen käyttö oli huhtikuun lopussa saavuttanut 75 miljoonan päivittäisen käyttäjän määrän. Microsoftin mukaan kasvua oli kuudessa viikossa noin 70 prosenttia. Myös muun muassa Googlen Meet-sovelluksen, Microsoftin Skypen, Applen FaceTimen ja Ciscon Webex-ohjelmiston käyttäjämäärät ovat olleet koronan aiheuttaman karanteenipakon johdosta jyrkässä kasvussa.
Koska sovelluksia voi käyttää myös ilmaistilien kautta, luvut eivät kerro maksavien asiakkaiden määrää. Ne kuvaavat kuitenkin hyvin sitä, kuinka merkittävä osa aikaisemmin kasvotusten järjestetyistä tapaamisista on nyt siirtynyt verkkoon.
Vaikka muun muassa EU:n puolelta Britannian kanssa käytäviä kauppasopimusneuvotteluja vetävän Michel Barnierin mukaan videokokoukset ovat normaaleja tapaamisia jäykempiä ja hitaampia, todellisuudessa on epätodennäköistä, että vanhoihin työtapoihin palattaisiin entisessä mitassa.
Syitä on useita. Monissa organisaatioissa on viimeistään nyt herätty siihen, että merkittävää osaa aikaisemmin henkilökohtaisesti hoidetuista tapaamisista ei yksinkertaisesti kannata enää siirtää verkosta reaalimaailmaan, koska pitämällä kokoukset verkossa päästään säästämään merkittävästi rahaa sekä toimitila- että matkakuluissa.
Myös Euroopan parlamentissa, jonka johtavat virkamiehet sinnikkäästi vuosikymmeniä karsastivat etätyöskentelyä, siirtymä digitaaliyhteyksiin tapahtui koronaepidemian johdosta muutamassa viikossa maaliskuussa 2020. Kun jää saatiin murrettua, kukaan ei enää usko, että parlamentti palaisi kokonaan vanhoihin käytäntöihin senkään jälkeen, kun koronavirusrokote on saatu kehitettyä.
Vielä vuonna 2017 Euroopan parlamentin virkamiehet ehdottivat Brysseliin 1993 valmistuneen Paul-Henri Spaak -toimitalon remontoimista tai kokonaan uudelleenrakentamista, mutta tänä keväänä Euroopan parlamentin tyhjäksi jäänyt Helmut Kohl -rakennus luovutettiin väliaikaisesti Brysselin asunnottomien käyttöön.
Vaikka kysymys pitkälti parlamentin puhemiehen David Sassolin ideoimasta PR-tempauksesta, se kertoo myös muuttuneiden olosuhteiden tiedostamisesta. On epävarmaa, palaako rakennus koskaan alkuperäiseen käyttöönsä.
Kirjoittaja: Mika Horelli, MustRead
Juttu on julkaistu MustReadissa 1.6.2020 MustReadin Brysselin kirjeenvaihtajan työskentelyä tukee taloudellisesti Finanssiala ry. Lahjoittaja ei ole vaikuttanut sisältöön eikä MustReadin journalistiseen prosessiin.