Kuoleman jälkeisen paperisodan helpottaminen

• Kuolinpesien hoitamisen byrokratiaa on helpotettava.
• Kuolinpesän asioinnin helpottamiseksi tehtävien ratkaisujen on oltava sellaisia, joilla on vahva selkänoja laissa. Kun kyse on kuolinpesän varojen käytöstä, on oltava varmuus siitä, että kuolinpesän nimissä asioivalla on kaikkien osakkaiden hyväksyntä toimilleen. Hyväksyntä on annettava siten, kuin laki edellyttää.
• Kuolinpesien byrokratia kulminoituu pitkälti siihen, että varmistetaan, keitä kuolinpesän osakkaat ovat ja että kaikilta on saatu asianmukainen suostumus. Finanssiyhtiöt eivät voi oikoa kuolinpesän asioinnissa kätevyyden nimissä, mikäli laki ei anna oikomiselle tukea.
• Kuolleen asiakkaan omaisuustietojen ilmoittamisen omaisille sähköisessä muodossa on perustuttava vapaaehtoisuuteen. Sähköisten toimitustapojen kehityksessä on huomioitava sähköistämisestä aiheutuvat kustannukset ja niiden jakautuminen eri osapuolten kesken.

Finanssiyhtiöillä on keskeinen rooli kuolinpesän asioiden hoitamisessa. Käytännössä kaikilla Suomessa on asiakkuus vähintään yhden pankin kanssa. Tyypillisesti asiakkuuksia on useammissa pankeissa ja vakuutusyhtiöissä sekä muissa finanssipalvelujen tarjoajissa.

Miksi kuolinpesien asioiden selvittäminen on hidasta finanssiyhtiöissä?

Finanssiyhtiöiden on kuolinpesän asioita hoitaessaan varmistuttava aina kahdesta asiasta:

• keitä kuolinpesään kuuluu
• ovatko kuolinpesän kaikki jäsenet antaneet pesän nimissä asioivalle henkilölle lain vaatimalla tavalla valtuuden niihin toimiin, joita pesän nimissä halutaan tehdä.

Kuolinpesään kuuluvat henkilöt varmistetaan tutkimalla perukirjaa ja sen liitteitä, mikä on manuaalista työtä. Liitteet ovat  tällä hetkellä paperisia dokumentteja: osin viranomaisilta tulevia, kuten sukuselvitykset, osin vainajaan liittyviä yksityisoikeudellisia asiakirjoja, kuten testamentteja tai ositussopimuksia.

Kuolinpesän osakasrekisteri tuo helpotusta yksinkertaisiin pesiin

Vuonna 2027 käyttöön otetaan kuolinpesän osakasrekisteri. Sen pohjatiedot – eli tieto siitä, ketkä viranomaisrekisterien perusteella ovat pesän osakkaita – muodostuvat jatkossa automaattisesti kuoleman jälkeen muun muassa Digi- ja väestötietoviraston rekisteritietojen pohjalta. Rekisteri on sähköinen.

Hankaluuden aiheuttaa se, että tuo rekisteritieto ei yksinään riitä selvittämään pesän osakkaita. Mikäli vainajan tiedoissa näkyy entinen puoliso, on tiedettävä, onko eron yhteydessä tehty omaisuuden ositus. Samaten tieto mahdollisen testamentin olemassaolosta ei käy rekisteritiedosta ilmi. Näin ollen osakasrekisterin tuottama tieto ei yksinään riitä selvittämään sitä, ketkä kuolinpesään kuuluvat.

Sähköisten valtuutusten on saatava riittävä selkänoja laista

Osaksi kuolinpesän palvelukokonaisuutta on kaavailtu Suomi.fi-palveluun kuolinpesän osakkaiden antamaa sähköistä valtuutusta, jonka nojalla valtuutettu voisi asioida kuolinpesän nimissä. Jotta tällaista valtuutusta voi hyödyntää finanssiyhtiöissä asiointiin, on sille annettava lakitasolla riittävän vahva tuki.

Finanssiyhtiöiden käyttämät valtakirjat yksilöivät yleensä tarkasti, mihin toimiin osakkaat haluavat antaa valtuutetulle oikeuden. Tämä toimii myös konkreettisena muistutuksena kuolinpesän osakkaille siitä, mitä kaikkea kuolinpesän nimissä asioiva omaisuuden kanssa saa tehdä – valtakirjalta valitaan listasta ne asiat, joihin luvat annetaan. Ne, joihin ei anneta, eivät tuota valtuutetulle asiointioikeutta. Yksityiskohtainen valtakirja suojaa siis osakkaita ja vähentää sekä osakkaille että toimeksiantoja toteuttaville finanssiyhtiöille ikävien jälkipuintien tarvetta. Finanssiyhtiöt eivät voi ottaa riskiä siitä, että esimerkiksi riitainen kuolinpesä haastaa finanssiyhtiön oikeuteen sen perusteella, että valtuutus on ollut epäselvä.

Finanssiyhtiöissä siis tarkistetaan, että kuolinpesän valtakirjan ovat allekirjoittaneet kaikki perukirjasta ja sen liitteistä ilmenevät pesän osakkaat. Suomi.fi-valtuuksien osalta yhtiöiden pitäisi saada vastaava varmuus allekirjoittajista joko niin, että valtuusjärjestelmä tarkistaa osakkaiden tiedot, tai antamalla valtuutukseen luottavalle yhtiölle niin sanottu vilpittömän mielen suoja. Suomi.fi-palvelussa annettavan sähköisen valtuutuksen käyttöön ottaminen finanssiyhtiöissä vaatisi myös uusien tietojärjestelmäyhteyksien rakentamista.

Finanssiyhtiöt kertovat vainajan asiakkuuksista paperipostitse

Kun tieto ihmisen menehtymisestä saavuttaa finanssiyhtiön väestötietojärjestelmästä tulevan ilmoituksen myötä, lähettävät ne kuolleen viimeiseen osoitteeseen tiedon vainajan asiakkuudesta ja omaisuudesta yhtiössä. Ilmoitus tulee paperisena postissa.

Hankkeen piirissä on esitetty finanssiyhtiöille toiveita paperisen ilmoitustavan rinnalle tai korvaajaksi tuotavasta sähköisestä mahdollisuudesta. Mahdollisen sähköisen ilmoittamisen käyttöönotossa on edettävä vapaaehtoisuuteen perustuen. Sähköisten ilmoituskanavien perustamisessa on selvitettävä tarkoin sähköisestä ilmoittamisesta saatavat hyödyt, järjestelmän kustannukset, niiden jakautuminen eri osapuolten kesken sekä sähköisesti eri tahoille siirtyvät tiedot.  Vainajan tietojen saamiseen ja lähettämiseen on oltava laillinen peruste.