Muutoksia määräyksiin ja ohjeisiin 2/2017 Työeläkevakuutusyhtiöiden hallinto

FIVA/2022/713

Yleiset kommentit

Finanssiala ry (FA) pitää työeläkevakuutusyhtiöiden hallintoa koskevien säännösten selkeyttä ja ymmärrettävyyttä erittäin tärkeänä. Osa esitetyistä kokonaan uusista lisäyksistä on selkeitä ja perusteltuja, kuten toiminnan häiriöistä ilmoittamista ja yhtiökohtaisten maksunosien markkinointia koskevat ohjeet.

FA:n kriittisimmät havainnot kohdistuvat johdon uusiin kelpoisuusvaatimuksiin. Työeläkevakuutusyhtiöiden itsestään selvä tavoite on, että toimivaan johtoon ja hallintoelinten jäseniksi valitaan mahdollisimman eteviä ja tarvittavaa kokemusta omaavia henkilöitä.

Nyt lausuttavana olevissa ohjeistuksen muutoksissa on hyvin yksityiskohtaisia suosituksia johdon osaamisvaateista. FA:n näkemyksen mukaan tulisikin arvioida erityisen kriittisesti se, miltä osin ohjeluonnos sisältää nykyisen lain tulkintaa tai tarkennusta, ja miltä osin ohjeessa laaditaan käytännössä uutta säännöstöä.

Laissa (OYL, TVYL) säädetään jo hallintoelinten valinnasta, tehtävistä, vastuusta ja pätevyysvaatimuksista. Fivan suosituksilla ei voida poiketa laista. Fivan ohjeistuksen tavoitteena on nimenomaan täydentää työeläkevakuutusyhtiöiden hallinnon järjestämistä koskevia lain säännöksiä.

Ohjeistuksen ajoitus on ongelmallinen parhaillaan STM:ssä valmistelussa olevaan työeläkevakuutusyhtiön johdon kelpoisuusvaatimuksia koskevaan lakimuutokseen nähden. Ohjeistuksessa otetaan mahdollisesti kantaa sellaisiinkin kysymyksiin, jotka pitäisi ensin sisällyttää valmisteilla olevaan lakiin ja sen perusteluihin. Ohjeistuksen ajoitus on erikoinen huomioiden myös Fivan määräyksenantovaltuuden puuttuminen kelpoisuusvaatimusten osalta. Fiva nimenomaisesti esitti omassa lakialoitteessaan vuodelta 2019, että se saisi määräyksenantovaltuudet johdon pätevyys- ja kokemusvaatimusten sisällöstä ja täyttämisestä, riittävien menettelyjen järjestämisestä sekä toimintaperiaatteiden laatimisesta, sisällöstä ja päivittämisestä. Toistaiseksi näistä valtuuksista ei ole säädetty laissa.

Lisäksi ohjeen rakenne on kelpoisuusvaatimusten osalta vaikeaselkoinen, koska ohjeistuksessa on yhdistetty kaikkien toimivaan johtoon ja ylimpiin hallintoelimiin kuuluvien vaatimuksia samojen otsikoiden alle. Tehtävien ja vastuiden erot ovat kuitenkin selkeitä esim. hallituksen ja hallintoneuvoston välillä ja etenkin yhtiön palveluksessa olevan johdon ja yhtiön hallintoelinten jäsenten välillä. Nyt ohjeistuksessa sekoittuu työntekijäasemassa oleville tarkoitettuja vaatimuksia hallituksen ja hallintoneuvoston jäsenen asemassa olevien vaatimuksiin. Tältä osin ohjeistusta olisikin selkeytettävä ja samalla huomioitava, ettei keneltäkään yksittäiseltä hallintoelinten jäseneltä tai eläkelaitoksen työntekijältä voida vaatia osaamista kaikesta työeläkelaitoksen toimintaan liittyvästä, vaan riittää, että hallintoneuvostolla tai hallituksella kokonaisuudessa on riittävää osaamista ja yksittäisellä työntekijällä on sellaista osaamista, jota hänen tehtävänsä edellyttää.

Ohjeistuksessa tulisi ottaa huomioon myös tietosuojasääntely, joka asettaa omat vaatimuksensa kelpoisuusvaatimusten täyttymisen tarkastamiselle. Koska Fivan suositus ei ole lakisääteinen velvoite, se asettaisi laajempia tietosuojasääntelyyn liittyviä hallinnollisia vaatimuksia. Tietosuojasääntely edellyttää myös tiedon minimointiperiaatteen noudattamista. Lisäksi työsuhteisten työntekijöiden kohdalla laki yksityisyyden suojasta työelämässä asettaa tiettyjä hallinnollisia vaatimuksia kelpoisuusarviointien osalta.

FA toteaa, että johdon kelpoisuutta koskeva kokonaisuus tulisi valmistella uudestaan. Lukujen 4 ja 5 muodostama kokonaisuus tulisi olla sellainen, että se olisi helposti sovellettavissa ja kustakin kohdasta ilmenisi yksiselitteisesti, mitä asiaa ja keitä kohta koskee. Uudelleenvalmistelu tulisi tehdä sen jälkeen, kun sosiaali- ja terveysministeriön esitys lainsäädännön muuttamiseksi on valmistunut. Jatkovalmistelun tukemiseksi kommentoimme joitakin määräys- ja ohjekokoelman ongelmallisia kohtia myös tämän kokonaisuuden osalta.

1 Soveltamisala

2 Säädöstausta ja kansainväliset suositukset

3 Tavoitteet

4 Johdon kelpoisuus

Johdon kelpoisuutta koskeva ohjeistus kappaleissa 4 ja 5 on tarpeettoman yksityiskohtaista. Lisäksi osa kelpoisuusvaatimuksista ei liity suoraan kelpoisuuteen, vaan toimielimen työhön ja toimintaan. Tällaiset vaatimukset tulisi pitää erillään varsinaisista kelpoisuusvaatimuksista.

Fiva on esittänyt lainsäädäntöaloitteessaan 29.10.2019, että sille tulisi antaa lailla määräyksenantovaltuus johdon pätevyys- ja kokemusvaatimusten sisällöstä ja täyttämisestä, riittävien menettelyjen järjestämisestä sekä toimintaperiaatteiden laatimisesta, sisällöstä ja päivittämisestä. Näistä määräyksenantovaltuuksista ei kuitenkaan toistaiseksi ole säädetty laissa eikä ohjeistuksen kappaleessa 4 olekaan lainkaan viittausta Fivan määräyksenantovaltuuteen.

Fiva on laatinut kelpoisuusvaatimuksista suosituksia ja tulkintoja ”Ohje”-otsikon alle. Käytännössä tällaiset valvojan suositukset muodostuvat sitovaksi sääntelyksi, joten tosiasiallisesti vahvasti velvoittavia sääntöjä ollaan nyt tekemässä ilman lain tukea. Ohjeistuksen tulisi FA:n käsityksen mukaan tulkita TVYL:iin perustuvia kelpoisuusvaatimuksia ja täsmentää niitä eikä luoda uusia velvoitteita.

STM:ssä parhaillaan valmisteilla olevien johdon kelpoisuusvaatimuksia koskevien lakimuutosten pitäisi tulla ensin voimaan, ja niitä voitaisiin täydentää Fivan määräyksillä ja ohjeilla sen jälkeen. Valmisteilla olevat lakimuutokset sisältänevät myös Fivalle annettavat määräyksenantovaltuudet.

Ohjeistuksessa tulisi ottaa huomioon myös tietosuojasääntelyn asettamat vaatimukset kelpoisuusvaatimusten täyttymisen tarkastamiselle. Fivan suositus ei ole lakisääteinen velvoite ja siksi se asettaa laajempia tietosuojasääntelyyn liittyviä hallinnollisia vaatimuksia.  Tietosuojasääntely edellyttää myös tiedon minimointiperiaatteen noudattamista. Lisäksi työsuhteisten työntekijöiden kohdalla laki yksityisyyden suojasta työelämässä asettaa tiettyjä hallinnollisia vaatimuksia kelpoisuusarviointien osalta.

4.1 Hallintoneuvosto

Hallintoneuvoston kelpoisuusvaatimuksista säädetään TVYL 4 luvun 12 §:ssä, ja myös lisävaatimukset tulisi määritellä laissa. 

4.2 Hallitus

Hallituksen kelpoisuusvaatimuksista säädetään TVYL 4 luvun 9 e ja 12 §:ssä, ja myös lisävaatimukset tulisi määritellä laissa.

Ehdotettua suositusta MOK 4.2.(6), joka koskee hallituksen jäseneltä edellytettyä hyvää työeläkevakuutustoiminnan asiantuntemusta, tulisi muuttaa siten, että se edistäisi hallituksen pätevää ja entistä monipuolisempaa kokoonpanoa. Nykyisellään vaatimuksen tulkinta on liian rajaava eikä se huomioi muualla työelämässä kuin työeläkelaitoksessa hankittua kokemusta.

Työeläkevakuutustoiminnan erittäin perusteellisen asiantuntemuksen voi kuitenkin hankkia esimerkiksi toimimalla työmarkkinajärjestössä tai muussa järjestötoiminnassa (ETK, FA, Tela jne.) tai toimimalla esimerkiksi yhtiössä, joka harjoittaa asiamies-, vakuutusmeklari- tai konsulttitoimintaa tai viranomaistehtävissä kuten sosiaali- ja terveysministeriössä tai Finanssivalvonnassa.

Lisäksi nimenomaan vaatimus työeläkeyhtiön hallitusjäsenyydestä tai siihen rinnastettavasta kokemuksesta on erityislaatuinen. Käytännössä on ongelmallista ja potentiaalisten ehdokkaiden joukkoa voimakkaasti rajaavaa, jos hallitukseen suositellaan valittavan henkilöitä, jotka ovat toimineet toisen työeläkeyhtiön hallituksessa. Moni vastuullinen tehtävä työeläkelaitoksessa tai työeläkealaan liittyen antaa syvällistä työeläkevakuutustoiminnan asiantuntemusta vähintään sen verran kuin työeläkeyhtiön hallituksen jäsenyys. 

MOK 4.2 (6) ja (7) mukainen perehdytyskoulutus on käytössä oleva hyvä keino työeläketoiminnan tuntemuksen hankkimiseksi, ja tämän ansiosta hallituksen jäseniä voidaan valita monipuolisemmasta ehdokasjoukosta. TVYL:iä koskevan hallituksen esityksen (HE 96/2014) yksityiskohtaisissa perusteluissakin todetaan, että ”asiantuntemus voitaisiin saavuttaa perehdyttämiskoulutuksella, jotta hallituksiin voidaan jatkossakin saada monipuolista osaamista.”  

Finanssivalvonnan tulkinnan mukaan TVYL 9 e §:n 2 momentissa tarkoitettu hyvää sijoitustoiminnan asiantuntemusta koskeva vaatimus täyttyy, mikäli vähintään yhdellä kolmasosalla hallituksen jäsenistä on hyvä sijoitustoiminnan asiantuntemus. On syytä huomata, että TVYL:n 4 luvun 12 §:n mukainen sidonnaisuussäännös käytännössä merkittävästi vaikeuttaa edellä mainitun vaatimuksen täyttymistä. 

4.3 Toimitusjohtaja

4.4 Keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt

Keskeisten toimintojen määritelmästä:

Keskeisten toimintojen määritelmä on tulkinnanvarainen. FA:n näkemyksen mukaan TVYL:ssä tulisi säätää keskeisistä toiminnoista. Eri säännöksissä ja ohjeistuksissa käytetään merkittävien tai keskeisten toimintojen määritelmiä mm. seuraavasti:

Nyt lausuttavana olevassa Fivan ohjeistuksessa 4.4 (14) Fiva suosittaa, että hallituksen tulee määritellä ”keskeiset toiminnot”. Ohjeen kohdassa 8.2 (14) “merkittävillä toiminnoilla” viitataan vakuutus-, korvaus- ja sijoitustoimintoihin sekä muihin yhtiön kannalta ”merkittäviin toimintoihin”.

Vakuutusyhtiölain 6 luvun 9 § ja 14 § mukaan ”keskeisiä toimintoja” ovat riskienhallintatoiminto, sisäinen tarkastus, aktuaaritoiminto sekä sisäinen valvonta, johon kuuluvat compliance, kirjanpito, hallinto, varainhoito ja muut keskeiset toiminnot. 

TVYL 4 luvun 12 d §:n mukaan työeläkevakuutusyhtiöllä on oltava sisäinen valvonta, joka kattaa yhtiön kirjanpidon, hallinnon, sijoitustoiminnan ja ”muut keskeiset toiminnot”. Sisäiseen valvontaan kuuluu säännösten noudattamista valvova toiminto.

Finanssivalvonnan Määräykset ja ohjeet 6/2015 (Henki- ja vahinkovakuutusyhtiön toiminnan aloittaminen ja hallintojärjestelmä) kohdan 9.2 (4) mukaan VYL 6 luvun 9 §:n 3 momentin mukaan vakuutusyhtiön on ilmoitettava ”keskeisistä toiminnoista” vastaavien henkilöiden muutoksista viipymättä Finanssivalvonnalle. Tämä koskee ainakin riskienhallintatoiminnosta, sääntöjen noudattamista valvovasta toiminnosta, sisäisestä tarkastuksesta ja aktuaaritoiminnosta vastaavia henkilöitä.

Kelpoisuusvaatimuksista:

Keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden kelpoisuusvaatimukset tulisi säätää TVYL:ssä. Jos yhtiöt voivat itse määritellä kelpoisuusvaatimukset, käytännöt luonnollisesti vaihtelisivat.

Ohjeistuksessa tulisi ottaa huomioon myös tietosuojasääntely, joka asettaa omat vaatimuksensa kelpoisuusvaatimusten tarkastamiselle. Fivan suositus ei ole lakisääteinen velvoite ja siksi se asettaa laajempia tietosuojasääntelyyn liittyviä hallinnollisia vaatimuksia.  Tietosuojasääntely edellyttää myös tiedon minimointiperiaatteen noudattamista. Keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt ovat työsuhteisia työntekijöitä, jolloin laki yksityisyyden suojasta työelämässä soveltuu ja asettaa tiettyjä hallinnollisia vaatimuksia kelpoisuusarviointien osalta.

Uusien velvoitteiden täyttäminen edellyttäisi riittäviä siirtymäsäännöksiä, jotta nykyisillä keskeisistä toiminnoista vastaavilla henkilöillä olisi tarvittaessa mahdollisuus kouluttautua täyttääkseen uudet kelpoisuusvaatimukset. Kelpoisuusarviointeja ei myöskään voi tehdä ennen kuin uudet ohjeet ovat voimassa.

5 Johdon kelpoisuuden arviointi ja varmistaminen

Fivan määräyksenantovaltuus rajoittuu kappaleessa 5 vain tietyistä henkilövaihdoksista ilmoittamiseen. Muutoin Fiva on laatinut kelpoisuusvaatimuksista suosituksia ja tulkintoja ”Ohje”-otsikon alle. Määräyksenantovaltuuksien puuttumisen ja valmistelussa olevan lakimuutoksen voimaantulojärjestyksen osalta viittaamme vastaukseemme otsikon 4 alla.

Ehdotettu ohjeistus on yksityiskohtaisuudessaan tarpeettoman pitkälle menevää. Lisäksi ohjeistuksen rakenteen jaottelu ja terminologia ovat vaikeaselkoisia. Voimassa olevassa lainsäädännössä johdolle on asetettu erilaisia kelpoisuusvaatimuksia, joten kappaleen 5 vaatimusmäärittelyjä olisi selkeämpi tarkastella hallintoelimittäin ja toimintokohtaisesti ottaen huomioon näiden toiminnan luonteen ja tehtävät. Luonnoksessa vaatimukset on niputettu yhteen, mikä voi aiheuttaa soveltamisessa epäselvyyttä. Esimerkiksi hallitus hyväksyisi kirjalliset toimintaperiaatteet, ml. johtoon kuuluvia henkilöitä ja hallintoelimiä kokonaisuutena koskevat kelpoisuusvaatimukset, eli käytännössä hallitus päättäisi hallintoneuvostoa ja sen jäseniä koskevista vaatimuksista, mikä vaikuttaa valvontavastuiden näkökulmasta epäjohdonmukaiselta.

Asiantuntemusvaatimusten sisältö on hyvin työeläkejärjestelmäpainotteinen ja muiden alojen ja tehtävien monipuolinenkaan kokemus ei vaikuttaisi riittävän ja pätevöittävän työeläkeyhtiön hallinnossa toimimiseen. Tämä vähentää mahdollisuuksia hallintoelinten monimuotoisuuteen ja monipuoliseen asiantuntemukseen. Asianmukaisella perehdyttämisellä kyetään vastaamaan vaateisiin työeläkealan tuntemisesta. Sinällään vaatimustason nosto myös työeläkeyhtiöiden hallinnon osaamisvaateissa on kannatettavaa.

5.1 Yleistä kelpoisuuden varmistamisesta

Kelpoisuusvaatimusten täyttymisen ajankohdasta:

Finanssivalvonnan tulkinnan mukaan työeläkevakuutusyhtiö vastaa TVYL 9 g §:n perusteella siitä, että hallituksen jäsenet ja varajäsenet sekä toimitusjohtaja ja toimitusjohtajan sijainen täyttävät valittaessa ja tehtävässä toimiessaan TVYL 9 e, 11 ja 12 §:n mukaiset kelpoisuusvaatimukset.

Finanssivalvonta suosittaa, että työeläkevakuutusyhtiö varmistaa haastatteluilla, kirjallisilla arvioinneilla tai muilla kelpoisuutta todentavilla toimenpiteillä, että johtoon kuuluva henkilö täyttää ennen valintaansa häntä koskevat kelpoisuusvaatimukset.

Finanssivalvonnan suositus koskee sekä lakisääteisiä kelpoisuusvaatimuksia että Finanssivalvonnan suositusten mukaisia lakia laajempia kelpoisuusvaatimuksia, jotka henkilön tulee täyttää ennen valintaa.

Käytännössä kaikkia suositusten mukaisia kelpoisuusvaatimuksia ei voi edellyttää täyttävän valittaessa, vaan kouluttautumisen tulisi olla mahdollista valinnan jälkeen.

Osa Finanssivalvonnan suosituksen mukaisista kelpoisuusvaatimuksista koskee tietoa ja osaamista sen työeläkeyhtiön osalta, jonka toimielimeen tai muuhun tehtävään henkilöä ollaan valitsemassa. Tällaisia kelpoisuusvaatimuksia ei voida edellyttää omaavan ennen henkilön valintaa, vaan ne tulisi voida täyttää valinnan jälkeisen koulutuksen perusteella. Vastaava toimintatapa koskee myös ohjeistuksen kohtien 4.2 (6) ja (7) mukaan hallituksen jäsenen hyvää työeläkevakuutustoiminnan asiantuntemusta, jota koskeva vaatimus voidaan täyttää valinnan jälkeen perehdytyskoulutuksella.

Toimenpiteisiin ryhtymisestä:

Finanssivalvonta suosittaa, että työeläkevakuutusyhtiön johto ryhtyy välittömästi riittäviin toimenpiteisiin hallinnon luotettavuuden turvaamiseksi, jos johtoon kuuluvan henkilön asiantuntemus, hyvämaineisuus, luotettavuus, sopivuus tai kelpoisuus muuten kyseenalaistuu. Työeläkevakuutusyhtiön johdon tulisi tällöin tehdä päätös toimenpiteistä, joita johto katsoo hallinnon luotettavuuden turvaamisen edellyttävän. Toimenpiteitä voisivat olla ainakin henkilön asiantuntemuksen varmistaminen ja kehittäminen, henkilön tehtävien uudelleenjärjestely, henkilön vapauttaminen tehtävistä asian selvittämisen ajaksi ja henkilön vaihtaminen.

Ohjeistuksen kohdan 5 (1) mukaan johtoon kuuluvalla henkilöllä tarkoitetaan toimielimiä eli hallintoneuvosto, hallitus ja toimitusjohtaja. Tällaisen henkilön lakisääteisiä tehtäviä ei kuitenkaan voi käytännössä uudelleen järjestää eikä henkilöä voida väliaikaisesti vapauttaa tehtävästään. Laissa säädetään, miten hallintoneuvoston tai hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja nimitetään ja erotetaan, ja että työeläkeyhtiön johdon on noudatettava lakia.

5.2 Asiantuntemusvaatimusten määritteleminen

Kelpoisuusvaatimuksista tulisi FA:n näkemyksen mukaan säätää laissa.

Ohjeistuksessa tulisi ottaa huomioon myös tietosuojasääntelyn asettamat vaatimukset. Fivan suositus ei ole lakisääteinen velvoite ja siksi se asettaa laajempia tietosuojasääntelyyn liittyviä hallinnollisia vaatimuksia. Tietosuojasääntely edellyttää myös tiedon minimointiperiaatteen noudattamista.

Ohjeistuksessa tulisi jaotella kelpoisuusvaatimukset toimielimittäin ja toimijoittain, koska kaikki kelpoisuusvaatimukset eivät sovellu kaikkiin toimielimiin ja toimijoihin samalla tavalla johtuen niiden toiminnan luonteesta ja niille kuuluvista tehtävistä.

Osa ehdotetuista kelpoisuusvaatimuksista ei ole kelpoisuuteen liittyviä asioita, vaan toimielimen työhön ja toimintaan liittyviä asioita, jotka tulisi pitää erillään kelpoisuusvaatimuksista.

Kohdassa 5.2 (12) Fiva suosittaa ottamaan vaatimuksissa huomioon seikkoja, joiden osalta on voitava kouluttautua valinnan jälkeen. Käytännössä voi osoittautua sangen vaikeaksi mitata näitä vaatimuksia. Osa vaatimuksista on katsottava hallintoneuvoston ja hallituksen lakisääteisiksi tehtäviksi, eikä niinkään kelpoisuusvaatimuksiksi. Lisäksi osan vaatimuksista tulisi koskea hallintoelimiä kokonaisuutena.

Kohdassa 5.2 (13) Fiva asettaa vaatimuksia, joiden tulisi olla kollektiivisia vaatimuksia tai ne täytyisi voida täyttää kouluttautumisella valinnan jälkeen. On myös syytä huomata, että sidonnaisuuksia koskevat lain säännöt käytännössä vaikeuttavat muun vakuuttamisen ja rahoitusmarkkinan tuntemisen vaatimuksen täyttämistä. Tämänkin kohdan vaatimuksista tulisi selkeyden vuoksi säätää toimielimittäin.

Kohdan 5.2 (14) vaatimusten osalta on epäselvää, miten niitä mitattaisiin ja mitä pidettäisiin riittävänä johtamiskokemuksena. Nämä vaatimukset soveltuvat paremmin toimivan johdon vaatimuksiksi kuin hallintoelinten jäsenten vaatimuksiksi. Hallintoelinten osalta vaatimusten tulisi olla luonteeltaan kollektiivisia.

Kohdan 5.2 (15) vaatimusten täyttymisen mittaaminen olisi käytännössä vaikeaa. Nämä vaatimukset tulisi voida täyttää valinnan jälkeen kouluttautumalla. Vaatimukset ovat luonteeltaan hallintoelimen toimintaa koskevia, ei niinkään varsinaisia kelpoisuusvaatimuksia.

5.3 Kirjalliset toimintaperiaatteet

Finanssivalvonta suosittaa, että työeläkevakuutusyhtiöllä on hallituksen hyväksymät kirjalliset toimintaperiaatteet sen seuraamiseksi ja varmistamiseksi, että kaikki laissa säädetyt ja yhtiön itse määrittelemät johtoa koskevat kelpoisuusvaatimukset täyttyvät henkilöitä valittaessa ja heidän toimiessa tehtävissään. Käytännössä kaikkia kelpoisuusvaatimuksia ei voi edellyttää omaavan valittaessa, vaan kouluttautumisen tulisi olla mahdollista valinnan jälkeen.

Lisäksi Fivan ohjeistuksessa johto-määritelmä sisältää yhtiön lakisääteiset toimielimet, joten keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt jäävät määritelmän ulkopuolelle. Kuitenkin ohjeistuksen 5.5 kohdassa johdon vaatimuksia ulotetaan soveltumaan keskeisistä toiminnoista vastaaviin henkilöihin ”sopivalla tavalla”. Edellä kuvattu on esimerkki koko ohjeistusta vaivaavasta sekavuudesta. Käytännön soveltamistoiminnan näkökulmasta olisi selkeämpää, jos laissa olisi selkeästi sanottuna, mitä keskeisistä toiminnoista vastaavia henkilöitä yhtiöissä on oltava, ja mitä sääntöjä heihin sovelletaan.

Fiva suosittaa, että toimintaperiaatteissa määritellään tilanteet, joissa johtoon kuuluvan henkilön kelpoisuus tulisi arvioida uudelleen. Uudelleenarviointi tulisi suorittaa erityisesti, jos henkilö aiotaan nimittää aikaisempaa merkittävämpään tehtävään tai henkilön vastuualue laajentuu oleellisesti entisestä tai jos yhtiö tarkastelee tai muuttaa hallinto- ja ohjausjärjestelmäänsä henkilön tehtävään liittyvältä osalta. Johdon (hallintoneuvosto, hallitus, toimitusjohtaja) osalta vastuualue ei kuitenkaan voi muuttua, koska tehtävät ovat lakisääteiset.

Uudelleenarviointi tulee tehdä myös, jos yhtiön sisäiset muutokset tai ulkoiset toimintaympäristön muutokset voivat muutoin vähentää olennaisesti henkilön kelpoisuutta tehtävään. Tällöin tilanne tulee voida korjata koulutuksella. Hallituksen ja hallintoneuvoston osalta osaamisen tulisi olla kollegiaalista.

5.4 Perehdytys ja osaamisen ylläpito

Perehdytystä ja osaamisen ylläpitoa koskevat ohjeet sekä vaatimus perehdytys- ja koulutuspolitiikan laatimiseksi koskevat vain johtoon kuuluvia henkilöitä eli yhtiön lakisääteisiä toimielimiä (ohjeen kohta 5 (1)) eikä siis keskeisistä toiminnoista vastaavia henkilöitä.

Fivan ohjeistuksen mukaan perehdytyksessä ja osaamisen ylläpidossa tulisi ottaa huomioon se, miten henkilön osaaminen käy ilmi hänen työskentelystään. Epäselvää on, miten tämän vaatimuksen mittaaminen käytännössä suoritettaisiin.

Suosituksen mukaan työeläkevakuutusyhtiön tulee laatia selkeä menettely niiden osa-alueiden määrittämiseksi, joilla johto kokonaisuudessaan ja yksittäiset johtoon kuuluvat henkilöt tarvitsevat koulutusta.

Kullekin toimielimen tai johdon jäsenelle ei ole perusteltua järjestää yksilöllisesti räätälöityjä koulutuksia, ottaen huomioon henkilön aiempi koulutus ja kokemus ym. Oleellista tulisi olla, että koulutus kattaa yhtiön ja toimielimen/toimen kannalta relevantit asiat. Yhtiön antaman koulutuksen tulisi olla riittävä tapa kouluttautua. Toimessa aloittaessa yhtiö antaisi tarvittavan perehdytyskoulutuksen, ja myöhemmin annettaisiin tarvittavaa lisäkoulutusta yhtiön toimesta.

Kohdassa 5.4 (25) Finanssivalvonta suosittaa, että perehdytys- ja koulutuspolitiikkaa laadittaessa otetaan huomioon henkilöstöhallinnon, koulutuksen budjetoinnista ja järjestämisestä vastaavan toiminnon ja tarvittaessa sisäisen valvonnan toimintojen lausunnot. Kuitenkin kohdan 5.4 (20) mukaan asianomaiset liiketoiminta-alueet sekä sisäisen valvonnan toiminnot tulisi ottaa tarvittaessa mukaan perehdytys- ja koulutusohjelmien sisällön laadintaan, joten ohjeistuksen edellyttämä erillinen lausunto olisi tarpeeton.

5.5 Keskeisestä toiminnosta vastaava henkilö

Keskeisten toimintojen määritelmä on epäselvä. Viittaamme tältä osin vastaukseemme kohdassa 4.4.

Tämän kohdan osalta tulisi huomioida, että toimitusjohtajaa lukuun ottamatta yksittäinen yhtiön työntekijä ei voi olla vastuussa kaikesta yhtiön toiminnasta, vaan hänen osaamisensa ja koulutuksensa tulisi liittyä hänen työtehtäväänsä. Esimerkiksi yhtiön matemaatikko voi vastata omasta vastuualueestaan, muttei keneltäkään voida vaatia kaikkea kohdassa 5.2 (13) olevaa osaamista tai että yksittäisellä työntekijällä olisi kaikki kohdassa 5.2 (12) olevat valtuudet.

Kelpoisuusvaatimukset tulisi määritellä TVYL:ssä. Uusien velvoitteiden täyttäminen edellyttäisi riittäviä siirtymäsäännöksiä, jotta nykyisillä keskeisistä toiminnoista vastaavilla henkilöillä olisi mahdollisuus tarvittaessa kouluttautua. Kelpoisuusarviointeja ei myöskään voi tehdä ennen kuin ohjeet ovat voimassa.

Ohjeistuksessa tulisi ottaa huomioon tietosuojasääntely, joka asettaa omat vaatimuksensa kelpoisuusvaatimusten tarkastamiselle. Fivan suositus ei ole lakisääteinen velvoite ja siksi se asettaa laajempia tietosuojasääntelyyn liittyviä hallinnollisia vaatimuksia.  Tietosuojasääntely edellyttää myös tiedon minimointiperiaatteen noudattamista. Keskeisistä toiminnoista vastaavat henkilöt ovat työsuhteisia työntekijöitä, jolloin laki yksityisyyden suojasta työelämässä soveltuu ja asettaa tiettyjä hallinnollisia vaatimuksia kelpoisuusarviointien osalta.

5.6 Ilmoittaminen Finanssivalvonnalle

Ohjeistuksesta puuttuu tieto siitä, mistä määräaika lasketaan. Vaihtoehtoja ovat esimerkiksi laskeminen yksittäisen arvioinnin tekemisen ajankohdasta tai koulutuksen suorittamisesta tai siitä hetkestä, kun henkilö ei ole enää työeläkevakuutusyhtiön palveluksessa.

6 Hyvä hallinto

6.1 Hallintoneuvoston valvontatehtävä

7 Sisäinen valvonta

Luvun 7 sisältö on sekava ja omiaan aiheuttamaan epätietoisuutta sisäisen valvonnan määritelmästä sekä siitä, missä sisäistä valvontaa suoritetaan ja miten vastuut jakautuvat. Luvun sisältöä tulisi selkiyttää erityisesti riskienhallintatoiminnon ja sisäisen tarkastuksen osalta. Tekstissä esim. käytetään epätarkkaa nimitystä riskienhallinta, joka on sekin koko organisaation kattava järjestelmä menettelyjä ja prosesseja, kun sen sijaan tässä yhteydessä pitäisi puhua riskienhallintatoiminnosta, kuten laissakin on mainittu.

Kohdassa 7(5) sisäinen tarkastus on määritelty osaksi sisäistä valvontaa. Määritelmää tulisi tässä yhteydessä tarkentaa siten, että sisäisen tarkastuksen asema riippumattomana ja valvovana toimintona selkiytyisi.

TVYL 4:12 d mukaan työeläkevakuutusyhtiöllä on oltava sisäinen valvonta, joka kattaa yhtiön kirjanpidon, hallinnon, sijoitustoiminnan ja muut keskeiset toiminnot. Sisäiseen valvontaan kuuluu säännösten noudattamista valvova toiminto. Sen sijaan TVYL 4:12 e mukaan työeläkevakuutusyhtiöllä on oltava sisäinen tarkastus, joka arvioi yhtiön sisäisen valvonnan ja muun hallinnon riittävyyttä ja tehokkuutta. Sisäisen tarkastuksen on oltava riippumaton yhtiön operatiivisesta toiminnasta.

TVYL:n hallituksen esityksen (HE 96/2014) TVYL 12 d ja e §:ien yksityiskohtaisissa perusteluissa mm. sisäisen valvonnan ja sisäisen tarkastuksen osalta korostetaan sisäisen tarkastuksen riippumattomuutta ja erillisyyttä sisäisestä valvonnasta. Sisäinen tarkastus seuraa sisäistä valvontaa eikä vastaa sisäisestä valvonnasta.

7.1 Sisäisen valvonnan merkitys ja vastuu sen järjestämisestä

7.2 Sisäisen valvonnan järjestäminen ja toimivuus

Kohdan 7.2 (13) henkilöiden kelpoisuusvaatimukset ovat kohdan 5.5 (28) mukaisesti keskeisestä toiminnosta vastaavan henkilön kelpoisuusvaatimukset, eikä niitä ole tarkoituksenmukaista määritellä erikseen tässä yhteydessä.

7.3 Raportointi

8 Compliance

Luvussa 8 määritellyt tehtävät tulisi rajata nimenomaisesti koskemaan compliance-toiminnon vastuualuetta.

8.1 Toiminnon järjestäminen

8.2 Toiminnon tarkoitus ja tehtäviä

FA:n ehdottamat muutokset kohdan 8.2 alakohtiin 9, 11 ja 12 on merkitty seuraavaan isoilla kirjaimilla:

Alakohta 9: Compliance-toiminnon tarkoituksena on valvoa yhtiön toiminnan lainmukaisuutta ja toimintaan liittyvien muiden ulkoisten ja sisäisten sääntöjen noudattamista COMPLIANCE-TOIMINNOLLE MÄÄRITELLYILLÄ VASTUUALUEILLA.

Alakohta 11: Tehokkuuden ja tuloksellisuuden varmistamiseksi compliance-toiminnan on oltava riskiperusteista. Compliance-toiminnon toimenpiteet tulee kohdentaa ensi sijassa COMPLIANCE-TOIMINNON VASTUUALUEET JA YHTIÖN TOIMINNAN ERI OSA-ALUEET KATTAVAN riskiarvion perusteella.

Alakohta 12: Compliance-toiminnon on laadittava vastuualue(i)Ttaan koskevat toimintaperiaatteet ja –suunnitelma. Toimintaperiaatteissa tulee määritellä toiminnon vastuut, pätevyysvaatimukset ja raportointivelvollisuudet. Raportointivelvollisuuksien tulee sisältää toiminnon oma raportointi ja toiminnolle suoritettava raportointi. TOIMINTAsuunnitelmasta tulee käydä ilmi yhtiön toiminnan eri osa-alueille RISKIPERUSTEISESTI suunnitellut toimenpiteet.

Kommentit kohdan 8.2 alakohtaan 13:

Fiva suosittaa, että compliance-toiminto olisi mukana uusien tuotteiden ja toimintatapojen hyväksymisessä. Compliance-toiminto ei kuitenkaan voi olla uusien tuotteiden ja toimintatapojen hyväksyvänä tahona, mutta voi sen sijaan olla hyväksymisprosessissa mukana oman vastuualueensa mukaisesti valvovana ja varmistavana tahona.

Kohdasta, jossa Fiva suosittaa, että compliance-toiminto avustaisi hallitusta aktiivisesti esim. saattamalla hallituksen sihteerin tietoon ennen hallituksen kokousta esityslistaan liittyvät havaintonsa, FA ehdottaa poistettavaksi sanaparin ”esityslistaan liittyvät”. Compliance-toiminto arvioi ja valvoo omaan vastuualueeseensa kuuluvia asioita sekä asioiden valmisteluvaiheessa että päätöksenteon jälkeen. Hallituksen esityslistan perusteella Compliance-toiminnolla ei käytännössä ole mahdollisuutta asianmukaisesti arvioida ja valvoa asioiden säännösten mukaisuutta.

8.3 Raportointi

FA:n ehdottamat muutokset on merkitty isoilla kirjaimilla:

Alakohta 16):

Raportoinnin tulee kattaa yhtiön toiminta COMPLIANCE-TOIMINNON VASTUUALUEILTA. Raportointiin tulee sisällyttää ainakin…

– – –

Sääntelyssä tapahtuneet ja tulevat merkittävät muutokset sekä toimenpiteet, joita on toteutettu tai toteutetaan muutosten noudattamisen varmistamiseksi, ELLEI TÄTÄ RAPORTOIDA JO TOISAALLA ESIMERKIKSI OSANA YHTIÖN LAKITOIMINNON TUOTTAMAA RAPORTOINTIA.

9 Sisäinen tarkastus

10 Riskienhallinta

11 Toiminnan häiriöistä ja virheistä ilmoittaminen

Yhden luukun periaate olisi toivottava kehityskohde. Valvottavien toiminnan tehostamiseksi tulisi selvittää mahdollisuutta siihen, että eri viranomaisilmoitukset voisi lähettää yhteen raportointitoimipisteeseen, jolloin erillisiä ilmoituksia tietosuoviranomaisille, Finanssivalvonnalle, kyberturvallisuuskeskukselle jne. ei tarvittaisi.

11.1 Ilmoitus toiminnan häiriöistä ja virheistä

Alakohdassa 4 mainittua tietoturvaloukkaus-termiä tulisi täsmentää, jotta se olisi linjassa tietosuoja-asetuksen kanssa.

11.2 Vuosi-ilmoitus operatiivisen riskin aiheuttamista tappioista

Alakohdan 11 mukaan vuosi-ilmoitus tulee tehdä kalenterivuoden aikana ilmenneistä euromäärältään viidestä suurimmasta operatiivisen riskin vahinkotapahtumasta. Ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä alle kymmenentuhannen (10 000) euron vahingoista.

Epäselväksi jää, koskeeko tämä myös ns. laskennallisia tappioita, joita voi syntyä esim. sijoitustoiminnassa menetettyinä tuottoina tai yleisesti toiminnassa menetettyinä henkilötyöpäivinä. Vai onko kyse vahinkotapahtuman johdosta maksettavista määristä?

12 Palkitseminen

13 Hyvän vakuutustavan noudattaminen

14 Sijoitustoiminnan järjestäminen ja sijoitussuunnitelma

15 Luotonotto, siitä ilmoittaminen ja luottohäiriöriskisopimukset

16 Työeläkelaitosten välisiin vastuunsiirtoihin kytketyt omaisuusjärjestelyt

17 Hakemus työnantajakohtaisen vakuutuskannan luovuttamiseksi

18 Varautuminen poikkeusoloihin

Varautumisasiat kappaleessa 18 on kuvattu pitkälti poikkeusolojen ja valmiussuunnittelun kautta. Tässä voisi olla aiheellista hyödyntää samanlaista jatkuvuus- ja valmiussuunnittelun kuvausta kuin ”Henki- ja vahinkovakuutusyhtiön toiminnan aloittaminen ja hallintojärjestelmä 6/2015”, kappaleessa 6.1.

19 Osallistuminen asuntokauppalain mukaiseen rakennuttamistoimintaan

20 Yhtiökohtaisten maksunosien markkinointi

21 Raportointi Finanssivalvonnalle

22 Kumotut määräykset ja ohjeet

23 Muutoshistoria

24 Siirtymä- ja voimaantulomääräykset

Johdon kelpoisuusvaatimusten osalta Fivan ohjeistusta tulisi päivittää samassa aikataulussa STM:n lainsäädäntöhankkeen kanssa. MOK:n muutokset voisivat tulla voimaan eri aikoina siten, että johdon kelpoisuusvaatimukset tulisivat voimaan tulevien lainsäädäntömuutosten voimaantulon jälkeen.

On huomattava, että kelpoisuusarviointeja ei voi tehdä uusien suositusten osalta ennen kuin MOK on voimassa. Lisäksi nykyisten työeläkevakuutusyhtiön palveluksessa olevien henkilöiden on voitava kouluttautua tarvittaessa täyttääkseen uudet kelpoisuusvaatimukset. FINANSSIALA RY

Hannu Ijäs
johtaja