Taloushallinnon automatisointi säästäisi satoja työvuosia
Finanssialan Keskusliitto
Finanssialan Keskusliitto, Suomen Taloushallintoliiton ja auktorisoitu
tilitoimisto Leppävaaran Laskenta ovat yhdessä tehneet kestävän kehityksen
toimenpidesitoumuksen.
”Sitoumuksen tavoitteena on edistää sellaisia
toimia, jotka parantavat taloushallinnon laatua ja tehokkuutta ja samalla
pienentävät toiminnan ilmastovaikutuksia”, toteavat kehityspäällikkö
Pirjo Ilola Finanssialan Keskusliitosta ja Taloushallintoliiton
puheenjohtaja Vuokko Mäkinen.
Laskentatyössä oli apuna
kestävän kehityksen asiantuntijayritys Natural Interest Oy.
Tehtyjen
laskelmien perusteella nähdään, että tietojen käsittelyn automatisointi
taloushallinnon tehtävissä pienentää yrityksen ilmastovaikutuksia merkittävästi.
”Paperilla tehty taloushallinto vie yhden hengen yrityksessä viisi
tuntia kuukaudessa. Automatisoituna aikaa menisi vain puolitoista tuntia. Hyödyt
kasvavat yrityskoon kasvaessa, ja astetta suuremmassa yrityksessä säästö olisi
jo yli 20 tuntia kuukaudessa”, toteaa Vuokko
Mäkinen.
Verkkolaskulla tiedot saatavana rakenteisessa
muodossa
Yritykset käyttävät laskuttaessaan nykyisin pitkälti
verkkolaskuja, joita lähetetään pelkästään pankkien kautta vuodessa vajaa 100
miljoonaa kappaletta. Verkkolaskussa tiedot annetaan rakenteisessa muodossa eli
laskun tiedot kuten erittelyt ja verojen osuus löytyvät kaikki omista
kentistään. Myös yritysten käyttämä pankkien konekielinen tiliote on
rakenteisessa muodossa, joten tilitapahtuman tiliöinti on mahdollista
automatisoida. Rakenteisena tieto siirtyy samassa muodossa järjestelmästä
toiseen ilman manuaalisia työvaiheita.
”Konekielisillä tiliotteilla ja
verkkolaskuilla olevat tiedot voidaan suoraan automatisoida, jos vain
tilitoimistojen käyttämät ohjelmistot osaisivat tietoja hyödyntää.
Automatisoimalla tietojen käsittelyä voitaisiin säästää huomattavasti sekä
työaikaa että ilmastorasitusta”, toteaa Pirjo
Ilola.
Korttiostokuittien tiedot
automatisoitava
Suurin hyöty saataisiin, jos korttiostokuittien
käsittely voitaisiin automatisoida. Vaikka korttimaksujen käsittely on
sähköistä, ei korttioston kuittitietoja saada taloushallinnon käyttöön
toistaiseksi kuin paperilla tai PDF-kuvana, jolloin tiedot on käsiteltävä
manuaalisesti.
Yrityskorttiostojen määrää ei tilastoida, mutta
valtionhallinto käsittelee manuaalisesti 600 000 ostokuittia vuodessa. Jos
näiden kuittien käsittely pystyttäisiin automatisoimaan, säästö
ilmastovaikutuksissa olisi vuositasolla suuruusluokaltaan 200 000 kg CO2e.
”Korttiostokuittien saaminen rakenteiseen muotoon ja niiden käsittelyn
automatisointi mullistaisi yritysten taloushallinnon arkea. Pelkästään mikro- ja
pienyrityksissä automatisoinnista syntyvät hyödyt olisivat merkittäviä ja koko
Suomeen skaalattuna vaikutukset olisivat vielä merkittävämpiä”, sanoo Pirjo
Ilola.
Taloushallinnon haasteet johtuvat pitkälti niistä työkaluista ja
ohjelmistoista, joilla kirjanpitoa ja raportointia tehdään.
”Reaaliaikaisen ja rakenteisen tiedon puute johtaa siihen, että
kirjanpitotiedot ja -raportit tulevat useimmiten viiveellä ja voivat olla jopa
1,5 kk vanhoja. Tällaisten tietojen pohjalta ei voida tarjota yrityksen
päivittäiseen johtamiseen tarvittavaa tukea”, sanoo Tuomas Tahvanainen
Tilitoimisto Leppävaaran Laskennasta.
Tahvanaisen mukaan
taloushallinnon tietojen tuottaminen nykyjärjestelmillä vaatii edelleen paljon
manuaalityötä. Tietojen siirtäminen järjestelmästä toiseen on haastavaa, kun
yhteistä standardia ei ole olemassa. Tietojen manuaaliseen käsittelyyn käytetty
aika vähentää asiakkaan neuvontaan ja konsultaatioon jäävää
aikaa.
Finanssialan Keskusliiton, Taloushallintoliiton ja tilitoimisto
Leppävaaran Laskennan kanssa keväällä 2015 tehdyn toimenpidesitoumuksen
edistymistä seurataan erilaisin mittarein kolmen vuoden ajan.
Kansallinen kestävän kehityksen toimikunta edistää kestävän kehityksen
mukaisen yhteiskunnan rakentamista Suomessa. Tekemällä yhteiskuntasitoumuksen
julkishallinto, yritykset, yhteisöt ja kansalaiset sitoutuvat edistämään
kestävää kehitystä työssään. Sitran isännöimä asiantuntijapaneeli antaa
toimikunnalle tieteellistä tukea.
Lisätietoja:
Finanssialan
Keskusliitto: Kehityspäällikkö Pirjo Ilola puh. 020 793 4255 ja
viestintäpäällikkö Kristiina Siikala puh. 020 793
4273
Taloushallintoliitto: Taloushallintoliiton puheenjohtaja Vuokko
Mäkinen puh. 0500 811 590 ja viestintäpäällikkö Outi Mäkiniemi puh. 040 560
1742.
Tilitoimisto Leppävaaran Laskenta: Partneri Tuomas Tahvanainen puh.
050 356 3892.
Natural Interest Oy: Senior Advisor Outi Ugas puh. 040
4114541